Domande Frequenti

CaptureDocs^® è una soluzione software verticale che elimina l'inserimento manuale dei dati nei gestionali. Estrae automaticamente dati strutturati da fatture, DDT, ordini di acquisto, ricevute e altri documenti e li carica in ERP. Non è gestione documentale.

Il sistema è in grado di processare fino a 10.000+ documenti giornalieri, garantendo accuratezza superiore al 95% grazie all'apprendimento continuo. I dati estratti vengono validati automaticamente e integrati direttamente nei sistemi ERP aziendali, eliminando completamente l'inserimento manuale e riducendo gli errori del 90%.

CaptureDocs^® elabora tutti i principali documenti aziendali utilizzati nei settori GDO, Industria, Agroalimentare e Logistica:

• Fatture elettroniche (XML, PDF, cartacee)
• DDT e bolle di accompagnamento
• Ordini di acquisto e vendita
• Ricevute fiscali e scontrini
• Preventivi e offerte commerciali
• Documenti di trasporto
• Certificati di conformità e qualità
• Documenti contabili e amministrativi

Il sistema supporta documenti in formato PDF, immagini (JPG, PNG, TIFF) e file digitali, inclusi documenti scansionati, fotografie e file nativi.

Sì, CaptureDocs^® utilizza tecnologie AI avanzate che combinano OCR (Optical Character Recognition) con modelli di machine learning specializzati. Questo permette di riconoscere e interpretare:

• Documenti scritti a mano con accuratezza superiore all'85%
• Scansioni di bassa qualità o sfocate
• Documenti con tabelle complesse e layout non standard
• Testi con font particolari o caratteri speciali
• Documenti multilingua (italiano, inglese, tedesco, francese, spagnolo)

Quando l'accuratezza non raggiunge la soglia minima configurata, il documento viene automaticamente inviato a un operatore umano per la revisione, garantendo sempre la massima qualità dei dati estratti.

CaptureDocs^® utilizza un sistema di apprendimento continuo che migliora costantemente le proprie performance:

• Apprendimento iniziale: Il sistema viene addestrato sui tuoi documenti specifici, imparando layout, formati e strutture tipiche della tua azienda
• Validazione umana: Le correzioni effettuate dagli operatori vengono utilizzate per migliorare i modelli AI
• Auto-apprendimento: Con il tempo, CaptureDocs^® riconosce pattern ricorrenti e adatta automaticamente l'estrazione dati
• Aggiornamenti continui: I modelli vengono aggiornati regolarmente con nuove capacità e miglioramenti

Questo significa che più usi CaptureDocs^®, più diventa accurato e veloce nel processare i tuoi documenti specifici.

CaptureDocs^® supporta l'integrazione con tutti i principali ERP enterprise utilizzati nei settori GDO, Industria, Agroalimentare e Logistica:

• SAP (SAP ECC, S/4HANA) - tramite RFC, IDoc, OData
• Oracle ERP Cloud e Oracle EBS
• AS400 / IBM iSeries - integrazione nativa
• Zucchetti (Zucchetti Business Suite, Zucchetti Retail)
• Microsoft Dynamics (365, AX, NAV)
• Sage X3 e altri ERP Sage
• ERP personalizzati tramite API REST o webhook

L'integrazione avviene tramite API REST, webhook, protocolli FTP/FTPS/SFTP o connettori dedicati, garantendo massima flessibilità e sicurezza. Il nostro team di integrazione supporta anche configurazioni personalizzate per ERP proprietari.

I tempi di integrazione variano in base alla complessità del sistema ERP e ai requisiti specifici:

• ERP standard (SAP, Oracle, Zucchetti): 3-5 giorni lavorativi
• ERP con configurazioni personalizzate: 1-2 settimane
• ERP proprietari o legacy: 2-4 settimane (con sviluppo connettore dedicato)

Durante l'integrazione, il nostro team tecnico lavora a stretto contatto con il tuo IT per configurare i mapping dei campi, definire i flussi di validazione e testare l'intero processo end-to-end. Il supporto è incluso nel setup iniziale.

Sì, CaptureDocs^® implementa un sistema di validazione multi-livello prima dell'inserimento in ERP:

• Validazione automatica: Controllo formale (codici fiscali, partite IVA, date, importi)
• Validazione logica: Confronto con anagrafiche clienti/fornitori già presenti in ERP
• Validazione business: Controllo coerenza dati (es. totale fattura = somma righe)
• Approvazione umana: Documenti con bassa confidence score vengono inviati per revisione

Puoi configurare regole di validazione personalizzate in base alle tue esigenze aziendali. I documenti che non superano la validazione vengono segnalati nel dashboard per revisione manuale, garantendo che solo dati corretti vengano inseriti in ERP.

CaptureDocs^® garantisce il massimo livello di sicurezza e piena conformità GDPR:

• Crittografia: Dati criptati in transito (TLS 1.3) e a riposo (AES-256)
• Server in Europa: Tutti i dati sono processati e archiviati su server ubicati in UE (conformità GDPR)
• Accesso controllato: Autenticazione multi-fattore, ruoli e permessi granulari, audit trail completo
• Backup automatici: Backup giornalieri con retention configurabile e disaster recovery
• Certificazioni: ISO 27001, SOC 2 Type II (in corso)
• Privacy by design: Minimizzazione dei dati, pseudonimizzazione, diritto all'oblio

Offriamo anche la possibilità di firmare un Data Processing Agreement (DPA) conforme al GDPR per regolamentare il trattamento dei dati personali.

I documenti vengono archiviati su infrastruttura cloud enterprise con server ubicati esclusivamente in Europa:

• Server primari: Data center in Germania (Francoforte) e Italia
• Backup: Replica geografica in data center secondario in Europa
• Retention: Periodo di conservazione configurabile (default 12 mesi, estendibile)
• Cancellazione: Al termine del periodo di retention, i documenti vengono cancellati definitivamente secondo procedure certificate

Per aziende con requisiti specifici di residenza dati, è possibile configurare l'archiviazione esclusivamente su server italiani. Tutti i data center sono certificati ISO 27001 e rispettano gli standard di sicurezza più rigorosi.

CaptureDocs^® implementa un sistema di controllo accessi rigoroso:

• Accesso aziendale: Solo utenti autorizzati dalla tua organizzazione possono accedere ai documenti
• Ruoli e permessi: Sistema di ruoli configurabile (Admin, Operatore, Visualizzatore) con permessi granulari
• Autenticazione: Supporto SSO (Single Sign-On), autenticazione multi-fattore (MFA) obbligatoria per ruoli amministrativi
• Audit trail: Ogni accesso e modifica viene registrato con timestamp, utente e azione
• Accesso tecnico: Il nostro team tecnico accede ai documenti solo per supporto, previa autorizzazione e con log completo

Puoi esportare in qualsiasi momento il log completo degli accessi per audit interni o compliance. I documenti sensibili possono essere marcati con livelli di classificazione aggiuntivi.

Il trial di 30 giorni è completamente gratuito e senza impegno:

• Nessun costo iniziale: Nessuna carta di credito richiesta per iniziare
• Funzionalità complete: Accesso a tutte le funzionalità della piattaforma
• Supporto incluso: Assistenza tecnica e consulenza durante tutto il periodo di prova
• Documenti reali: Puoi processare i tuoi documenti aziendali reali
• Integrazione ERP: Possibilità di testare l'integrazione con il tuo sistema gestionale
• Nessun impegno: Al termine dei 30 giorni puoi decidere liberamente se continuare o interrompere

Durante il trial, il nostro team ti supporta nella configurazione iniziale, nell'addestramento dei modelli AI sui tuoi documenti e nell'integrazione con l'ERP. Al termine, riceverai un report dettagliato dei risultati ottenuti.

CaptureDocs^® utilizza un modello di pricing "pay-per-use" trasparente basato sul volume di documenti elaborati:

• Piano base: Include un pacchetto di documenti mensili (es. 1.000 documenti/mese)
• Oltre il pacchetto: Costo per documento aggiuntivo (scalabile)
• Nessun costo fisso nascosto: Paghi solo per i documenti effettivamente processati
• Sconti volume: Riduzioni progressive per volumi elevati (10.000+, 50.000+, 100.000+ documenti/mese)
• Setup incluso: Configurazione iniziale, integrazione ERP e training senza costi aggiuntivi

Il canone mensile si adatta automaticamente al tuo volume reale. Per aziende con volumi molto elevati (100.000+ documenti/mese), offriamo piani enterprise personalizzati con SLA dedicati e supporto prioritario.

CaptureDocs^® è progettato per scalare automaticamente senza interruzioni:

• Elaborazione continua: I documenti oltre il pacchetto vengono processati normalmente
• Addebito automatico: Il costo dei documenti aggiuntivi viene addebitato alla fine del mese
• Notifiche proattive: Ricevi avvisi quando raggiungi l'80% e il 100% del volume incluso
• Nessuna interruzione: Il servizio continua senza limitazioni
• Upgrade flessibile: Puoi aggiornare il tuo piano in qualsiasi momento per ottenere volumi maggiori a costi ridotti

Nel dashboard puoi monitorare in tempo reale il consumo mensile e ricevere stime di costo per il mese corrente. Per volumi consistentemente superiori, consigliamo di aggiornare il piano per beneficiare di tariffe più convenienti.

Grazie alla natura SaaS cloud-native, l'implementazione di CaptureDocs^® è rapida:

• Setup iniziale: 1-2 giorni per creazione account, configurazione utenti e permessi
• Addestramento modelli AI: 2-5 giorni per training sui tuoi documenti specifici
• Integrazione ERP: 3-7 giorni lavorativi (varia in base alla complessità)
• Test e validazione: 2-3 giorni per test end-to-end e ottimizzazione
• Training utenti: 1 giorno per formazione del team

Totale: 1-2 settimane per aziende enterprise con volumi elevati. Per implementazioni più semplici o aziende più piccole, il setup può essere completato in 3-5 giorni. Il nostro team di implementazione ti supporta in ogni fase.

Tutti i piani CaptureDocs^® includono supporto tecnico completo:

• Supporto tecnico: Ticket system con risposta garantita entro 4 ore lavorative
• Assistenza telefonica: Linea diretta per questioni urgenti (orari 9-18, lun-ven)
• Documentazione: Knowledge base completa con guide, tutorial e best practices
• Training: Sessioni di formazione iniziali e periodiche per il tuo team
• Consulenza: Supporto nella configurazione, ottimizzazione dei flussi e risoluzione problemi
• Aggiornamenti: Notifiche proattive su nuove funzionalità e miglioramenti

Per piani enterprise, offriamo supporto prioritario 24/7, account manager dedicato e SLA garantiti. Il supporto è sempre incluso nel canone mensile, senza costi aggiuntivi.

CaptureDocs^® è progettato per essere utilizzato da personale non tecnico:

• Interfaccia intuitiva: Dashboard user-friendly con visualizzazione chiara dei documenti e dello stato di elaborazione
• Workflow guidati: Processi step-by-step per importazione, revisione e validazione documenti
• Formazione inclusa: Training completo per tutti gli utenti durante l'implementazione
• Documentazione chiara: Guide e tutorial sempre disponibili nella piattaforma
• Supporto continuo: Assistenza sempre disponibile per domande o problemi

Per la configurazione iniziale e l'integrazione ERP, il nostro team tecnico si occupa di tutto. Gli utenti finali devono solo caricare i documenti e validare i risultati quando necessario. Non è richiesta alcuna competenza di programmazione o configurazione tecnica.

Sì, CaptureDocs^® è particolarmente adatto per il settore GDO, dove gestiamo clienti con volumi di 40.000+ documenti giornalieri:

• Fatture fornitori: Elaborazione automatica di migliaia di fatture al giorno
• DDT e bolle: Gestione automatica dei documenti di trasporto
• Ordini di acquisto: Estrazione dati da ordini e integrazione con sistemi di approvvigionamento
• Integrazione SAP Retail: Connettori dedicati per SAP IS-Retail e altre soluzioni GDO
• Validazione automatica: Controllo prezzi, sconti e condizioni commerciali

I nostri clienti GDO hanno ridotto i tempi di elaborazione documentale del 70% e gli errori del 90%, liberando risorse per attività a maggior valore aggiunto. Vedi la pagina dedicata al settore GDO per maggiori dettagli.

Nel settore industriale, CaptureDocs^® gestisce documenti complessi con tabelle tecniche e dati strutturati:

• Ordini di produzione: Estrazione dati da ordini clienti e integrazione con sistemi MES/ERP
• Preventivi tecnici: Elaborazione di offerte complesse con specifiche tecniche
• Certificati di qualità: Gestione automatica di certificati di conformità e analisi
• Documenti di trasporto: Integrazione con sistemi logistici e WMS
• Fatturazione: Elaborazione di fatture con righe complesse e codici articolo

L'integrazione con ERP industriali (SAP PP, Oracle Manufacturing) permette di automatizzare completamente il ciclo ordine-fatturazione. Vedi la pagina dedicata al settore Industria per esempi concreti.

Sì, CaptureDocs^® è specializzato nel settore agroalimentare con modelli AI dedicati:

• Documenti di trasporto agricoli: DDT con dati specifici (lotti, scadenze, tracciabilità)
• Certificati fitosanitari: Estrazione dati da certificati e documenti di conformità
• Fatture con tracciabilità: Gestione dati di tracciabilità e rintracciabilità
• Ordini da cooperative: Elaborazione ordini da cooperative agricole
• Documenti logistici: Gestione documenti per catena del freddo e trasporti specializzati

I modelli AI sono addestrati specificamente per riconoscere codici lotto, date di scadenza, temperature e altri dati critici del settore agroalimentare. Vedi la pagina dedicata al settore Agroalimentare.