Basta far digitare i DDT ai tuoi operatori

Il cambiamento più visibile è immediato: la banchina smette di fare collo di bottiglia. Il tempo per documento scende a meno di un minuto, il che significa che anche nelle ore di punta — quando arrivano più camion contemporaneamente — gli operatori riescono a stare al passo senza accumulare coda. Per il singolo operatore il cambio è questo: non apre più il gestionale per digitare. Vede lo schermo con i dati già estratti, scorre i campi in 5 secondi, preme conferma. Il gestionale si aggiorna da solo. L'archiviazione è automatica. A fine giornata ha fatto lo stesso numero di ricevimenti ma con una frazione del tempo che usava prima.

Zero persone in più rispetto a quelle che hai oggi. Il sistema viene gestito dagli stessi operatori che già si occupano del ricevimento merci. Non c'è una figura dedicata alla supervisione del software, non c'è un amministratore di sistema interno da formare, non c'è un helpdesk interno da attivare. Il supporto tecnico per eventuali anomalie è incluso nel piano sottoscritto ed è gestito dal team CaptureDocs — di solito via chat o email, con tempi di risposta garantiti contrattualmente. Nella grande maggioranza dei casi gli operatori risolvono autonomamente le situazioni insolite con la stessa logica che userebbero davanti a qualsiasi altro schermo.

Il sistema tenta comunque l'estrazione e propone i campi che riesce a leggere con sufficiente affidabilità. I campi su cui non ha certezza vengono evidenziati in modo che l'operatore li verifichi con attenzione. In nessun caso il sistema registra dati nel gestionale senza la conferma dell'operatore — quindi il rischio di un errore silenzioso è strutturalmente assente. Nella pratica, i fornitori abituali vengono riconosciuti con alta affidabilità già dalla prima settimana. I nuovi fornitori vengono acquisiti progressivamente: dal secondo o terzo documento, il formato è già conosciuto. I casi veramente problematici — documenti di pessima qualità, scritti interamente a mano o in lingue non latine — vengono segnalati per una verifica manuale completa.

In condizioni normali di rete, meno di 60 secondi totali dal momento della scansione all'aggiornamento del gestionale — incluso il tempo che l'operatore impiega per verificare i dati e premere conferma. Il processing del documento richiede tra i 10 e i 20 secondi. La verifica dell'operatore in media 5–8 secondi. L'invio al gestionale avviene immediatamente dopo la conferma. L'aggiornamento delle giacenze è in tempo reale — non è necessario attendere un batch notturno o una sincronizzazione programmata.

Sì, il sistema gestisce anche documenti manoscritti o compilati parzialmente a mano. L'accuratezza su documenti scritti a mano è inferiore rispetto a quelli stampati — dipende molto dalla leggibilità della grafia — ma il sistema propone comunque una lettura e segnala chiaramente i campi su cui ha una confidenza bassa. Per i fornitori che usano bolle pre-stampate con campi da compilare a mano — situazione comune nell'agroalimentare e nei settori con molti piccoli produttori — il risultato è solitamente buono: la struttura è nota, solo i valori sono manoscritti. La verifica dell'operatore richiede qualche secondo in più, ma resta comunque molto più veloce della digitazione manuale completa.

Hai accesso completo al sistema per 30 giorni, senza limitazioni di funzionalità e senza obbligo di acquisto. Il trial viene configurato sul tuo ambiente reale: i tuoi fornitori, il tuo gestionale, il tuo flusso documentale attuale. Non è una sandbox con dati demo — è il sistema che userai ogni giorno se decidi di continuare. Il team di onboarding ti affianca nella configurazione iniziale e nella prima settimana operativa. Il supporto tecnico è incluso per tutta la durata del trial. Non ti chiediamo la carta di credito all'inizio: al termine dei 30 giorni decidi liberamente se attivare un piano a pagamento o interrompere. In quel caso i tuoi dati vengono cancellati entro 30 giorni secondo la policy GDPR documentata nel contratto.