L'elaborazione documenti su Microsoft 365 collega Outlook, SharePoint e Teams al flusso OCR+AI verso ERP, tenendo i dati nel perimetro del tenant e riducendo il data entry a circa 50 secondi per documento sul flusso ordinario.
Perché Microsoft 365
Molte aziende hanno già email, file e collaborazione in M365. CaptureDocs si aggancia a quel perimetro invece di introdurre un silos parallelo.
- Acquisizione da Outlook, SharePoint, OneDrive e Teams
- Autenticazione Azure AD (SSO, MFA, conditional access)
- Archivio e audit nel tenant esistente
- Output verso Power Automate, liste SharePoint o API ERP
Come funziona il flusso
- Acquisizione — allegati email, cartelle SharePoint o upload
- OCR+AI — estrazione di campi strutturati su fatture, DDT, ordini
- Validazione — formati, totali, coerenza con anagrafiche/ordini
- Integrazione — ERP via API/connettore; eccezioni in coda human-in-the-loop
Risultato tipico: circa 50 secondi per documento vs 5–10 minuti di digitazione, con riduzione tempi intorno al ~70% e errori di inserimento intorno all'~80% sui flussi configurati.
Sicurezza e GDPR
Elaborazione nel perimetro UE/tenant Microsoft, crittografia in transito e a riposo, log e audit trail. Nessuna necessità di esporre i documenti fuori dall'ecosistema aziendale per la sola estrazione.
Power Platform
- Power Automate — trigger su nuovi file, notifiche, approvazioni
- Power Apps / liste SharePoint — revisione eccezioni e dashboard operative
- Power BI — volumi, tempi medi, tasso eccezioni
Tempi di progetto
- POC: circa 30 giorni su un campione reale
- Go-live: tipicamente 1–3 settimane dopo kick-off (setup + mapping + formazione)
Quando ha senso
Conviene se siete già su M365, gestite decine/centinaia di documenti al giorno e volete alimentare l'ERP senza cambiare gestionale. Non sostituisce un DMS di conservazione a lungo termine: è lo strato di cattura tra documento e sistema gestionale.