Ridurre i tempi di elaborazione documenti intorno al ~70% è realistico quando si automatizzano acquisizione, estrazione e inserimento ERP: l'operatore verifica le eccezioni invece di digitare ogni riga.
Quanto costa il processo manuale
Su una fattura o DDT medio tipicamente:
- apertura e ricerca documento
- lettura e interpretazione layout
- digitazione in gestionale
- controlli e archiviazione
Somma frequente: 5–10 minuti a documento. Su 500 documenti/mese sono decine di ore ripetitive, oltre agli errori che emergono in riconciliazione.
Dove si perde tempo
- Ricerca e apertura — email, cartelle, scanner sparsi
- Lettura — layout diversi per fornitore
- Digitazione — il blocco principale del ciclo
- Correzioni — errori di codice, quantità, IVA
Cosa cambia con OCR+AI
- Acquisizione automatica (email, SharePoint, scanner)
- Estrazione campi strutturati senza template rigidi
- Validazione su totali, anagrafiche e riferimenti ordine
- Inserimento ERP; coda human-in-the-loop solo sulle eccezioni
Tempo medio sul flusso ordinario: circa 50 secondi per documento. Riduzione tempi tipica intorno al ~70%; errori di data entry intorno all'~80% sui flussi configurati.
Come stimare il risparmio
Formula orientativa: (minuti medi oggi − ~0,8 min) × documenti/mese ÷ 60 = ore/mese recuperate. Usa il calcolatore in homepage per tradurre volume in ore e valore.
Implementazione pratica
- POC ~30 giorni su un campione dei documenti più frequenti
- Go-live 1–3 settimane dopo kick-off (mapping ERP + regole + formazione)
- Espansione graduale: prima fatture o DDT ad alto volume, poi altri tipi